Einsatz eines KI-gestützten Sprachassistenten zur Entgegennahme eingehender Anrufe

Zur automatisierten Bearbeitung telefonischer Anfragen setzen wir den IONOS KI-Telefonassistenten ein. Dieser verarbeitet Gesprächsinhalte in unserem Auftrag, um Ihr Anliegen zu erfassen, weiterzuleiten oder zu beantworten. Dabei kommen automatische Spracherkennung (Speech-to-Text), semantische Analyse (Natural Language Processing) und ggf. Textgenerierung (Text-to-Speech) zum Einsatz.
Gesprächsinhalte können aufgezeichnet, transkribiert oder dokumentiert werden. Dies erfolgt nur, wenn Sie zu Beginn des Gesprächs entsprechend informiert wurden und das Gespräch fortsetzen. Sie können die Verbindung jederzeit beenden, um eine Verarbeitung zu vermeiden.

Verarbeitet werden insbesondere Ihre Äußerungen im Gespräch, technische Verbindungsdaten (Datum, Uhrzeit, Dauer) sowie ggf. freiwillig mitgeteilte Stammdaten wie Name oder Telefonnummer. Zudem werden Interaktionsdaten verarbeitet, etwa zur Gesprächsführung oder bei Abbrüchen.
Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (zur Vertragsanbahnung oder -durchführung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter und skalierbarer Kommunikation).

Zur technischen Umsetzung setzen wir Subdienstleister ein, insbesondere für Hosting, Spracherkennung und semantische Analyse. Dabei können personenbezogene Daten durch den Subdienstleister auch in die USA übermittelt werden. Grundsätzlich erfolgt dies auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses nach Art. 45 DSGVO, da die Dienstleister nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind. Fehlt ein solcher Beschluss, erfolgt die Übermittlung auf Basis von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO und ergänzender Schutzmaßnahmen. Die Vorgaben der Art. 44 DSGVO werden eingehalten.

Zur Verbesserung der Sprachverarbeitung können pseudonymisierte Daten zu Trainingszwecken verwendet werden. Eine Rückverfolgung auf einzelne Personen ist dabei ausgeschlossen oder erheblich erschwert. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Die Speicherung erfolgt nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Anschließend werden die Daten automatisch gelöscht oder anonymisiert.

Einsatz eines KI-Assistenten auf WhatsApp

Wenn Sie uns über WhatsApp schreiben, beantwortet ein KI-gestützter Assistent Ihre Anfragen zu Sortiment, Verfügbarkeit, Preisen und Zubereitung und kann Ihnen auf Wunsch Ihren Bestell- und Versandstatus nennen. Die Nachrichten werden über die WhatsApp Business Platform von Meta übertragen. Zur Beantwortung verarbeitet ein KI-Dienst (Anthropic, „Claude") die Gesprächsinhalte in unserem Auftrag; die Inhalte werden dort nicht für das Training von KI-Modellen verwendet und innerhalb von 30 Tagen gelöscht.

Verarbeitet werden insbesondere Ihre WhatsApp-Nummer, Ihre Nachrichten (einschließlich ggf. gesendeter Bilder), technische Verbindungsdaten sowie – sofern Sie sie mitteilen – Vorlieben, die wir uns für passende Empfehlungen merken. Diese Personalisierung stellt ein Profiling dar; eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung und -durchführung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Kommunikation). Proaktive Produktnachrichten – etwa Hinweise auf wieder verfügbare Artikel oder Neuheiten – senden wir Ihnen ausschließlich mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 UWG), die Sie im Chat erteilen und jederzeit mit der Nachricht STOPP widerrufen können.

Zur technischen Umsetzung setzen wir Auftragsverarbeiter ein: Hosting (Hetzner Online GmbH, Deutschland), KI-Verarbeitung (Anthropic, USA), Nachrichtentransport (Meta) und E-Mail-Versand (Google). Dabei können personenbezogene Daten in die USA übermittelt werden. Dies erfolgt auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses nach Art. 45 DSGVO, soweit der Dienstleister nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert ist, andernfalls auf Basis von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO und ergänzender Schutzmaßnahmen. Die Vorgaben der Art. 44 ff. DSGVO werden eingehalten.

Ihre Daten speichern wir nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist; anschließend werden sie gelöscht. Ihnen stehen die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch zu; zudem können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Kontakt für Datenschutzanliegen: priotec GmbH, Quellenweg 2, 79426 Buggingen, E-Mail: info@vincent-becker.de. Verantwortliche Stelle und weitere Angaben siehe Impressum.